มนุษย์นำข้อมูลเก็บบันทึกไว้เพื่อใช้ประโยชน์ต่อไป ชนิดของข้อมูลมีหลายแบบ เช่น ข้อมูลที่เป็นข้อความ ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเชิงจำนวน ข้อมูลที่มีคุณภาพดีคือข้อมูลที่มีความถูกต้องและสอดคล้องให้ตรงกับปัจจุบัน เนื้อหาและรูปแบบถูกต้องตรงกับการใช้งาน และต้องมีการบริหารการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

          โครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลด้วยแฟ้มข้อมูลประกอบด้วย เรคอร์ด ฟิลด์ ไบต์ และบิต ตามลำดับ การจัดเก็บข้อมูลด้วยแฟ้มข้อมูลยังมีข้อจำกัดอยู่มาก จึงได้มีแนวความคิดในการจัดเก็บข้อมูลด้วยฐานข้อมูลมาใช้แทน

          การจัดเก็บข้อมูลด้วยฐานข้อมูลนั้นจะต้องมีองค์ประกอบของระบบการจัดการฐานข้อมูล คือส่วนต่างๆที่ประกอบกันเป็นฐานข้อมูล ภาษาที่ใช้กำหนดโครงสร้างฐานข้อมูล การแปลงระดับของข้อมูล ภาษาที่ใช้ค้นคืนข้อมูล

          ฐานข้อมูลที่ใช้เก็บข้อมูลนั้นมีหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลนั้นถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบใด